Novas regras para os livros contábeis e societários de empresas mercantis passam a valer a partir do dia 09 de janeiro de 2023. Isto é devido a promulgação de nova instrução normativa pelo Departamento Nacional de Registro Empresarial e Integração (DREI), de nº 79, em 22 de novembro de 2022 (IN nº 79/2022).
Buscando atualizar e simplificar os procedimentos para autenticação e escrituração de livros societários, a IN nº 79/2022 altera a Instrução Normativa DREI nº 82, de 19 de fevereiro de 2021, dispondo que os livros societários agora deverão ser obrigatoriamente digitais e produzidos e lançados em plataformas eletrônicas, extinguindo-se os antigos livros em papel.
Entre as novidades, é possível realizar a abertura de livros digitais sem averbações, ou seja, em branco. Para isso, deve constar no termo de encerramento a data de início e fim do período compreendido, bem como declaração de responsabilidade. Neste caso, a Junta Comercial responsável disponibilizará os respectivos termos de abertura e encerramento com código de validação, não havendo necessidade de nova autenticação a cada ato a ser escriturado.
Na hipótese de haver atos societários supervenientes e consequentemente a necessidade de nova escrituração, com o intuito de facilitar e melhorar a gestão interna pelas empresas, estas podem criar versões diferentes de um mesmo número de ordem de um determinado livro, para que não seja preciso obter novamente as assinaturas de envolvidos em escriturações anteriores.
A IN nº 79/2022 é enfática em mencionar que as Juntas Comerciais são responsáveis pela adaptação de seus sistemas para suporte dos livros digitais e seus dados, além da segurança e preservação da confidencialidade do conteúdo. Por outro lado, a guarda e conservação continua sendo de responsabilidade exclusiva do empresário e/ou da sociedade empresária.
Os sistemas das Juntas Comerciais não armazenarão os livros digitais. Estes serão eliminados automaticamente 30 (trinta) dias após sua autenticação. Dentro desse período, o usuário responsável poderá fazer o download do conteúdo conforme sua necessidade, sem custo.
Com o advento da IN nº 79/2022, a digitalização de livros físicos já existentes não é obrigatória, mas sim uma faculdade. Para isso é necessária declaração firmada pelos responsáveis de que se trata de cópia fiel do livro físico, bem como emissão de novos termos de abertura e encerramento.
O formato dos livros pode ser de livre escolha das empresas, sendo possível a existência de páginas de modo horizontal ou vertical. Além disso, os termos de encerramento e abertura não precisam mais ser assinados por contador.
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